眾所周知開會(huì)很重要,，但有時(shí)開會(huì)也很無聊,。
開會(huì)的時(shí)候，我們會(huì)經(jīng)常聽到些什么呢?“開始干活吧!”但結(jié)果啥也沒干,。“搞定這件事!”但絕大多數(shù)工作毫無進(jìn)展,。“都坐過來討論一下吧!”但最終無論討論了多少，還是領(lǐng)導(dǎo)說了算,。
“那么……就讓我們來開會(huì)……討論一下什么時(shí)候再開會(huì)吧……”
不過,，有一種會(huì)議不會(huì)那么無聊，至少對你來說不會(huì)無聊,，因?yàn)榧幢隳銦o法主導(dǎo)整場會(huì)議,，也可以成為會(huì)議上的“明星”。你所扮演的“角色”肯定會(huì)引起大家的關(guān)注,，你也因此會(huì)下工夫,、花時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議�,；蛟S你在會(huì)議上能直擊命題,，又或者你將消除與會(huì)者的各種疑慮，甚至,，你還可以在會(huì)議上給其他人做指示,。總之,，當(dāng)你成為會(huì)議的焦點(diǎn)時(shí),，這個(gè)會(huì)議就不會(huì)無聊。
當(dāng)然,，無聊或多或少仍會(huì)存在,，但你將有能力控制與會(huì)者的無聊感，更可以搞定各種會(huì)讓會(huì)議顯得呆板的問題,。如果你想接管一場會(huì)議,，那么首先就要學(xué)會(huì)駕馭會(huì)議，因?yàn)榕c會(huì)者其實(shí)并不在意會(huì)議是否呆板,，也不在乎會(huì)議是否存在形式主義,，他們之所以去參加會(huì)議，就是希望自己能在會(huì)議上有所收獲,。
議程很重要
針對開會(huì)這件事,，心理學(xué)家做了大量研究,，他們發(fā)現(xiàn)了兩個(gè)重要法則。
1.人們希望會(huì)議能夠達(dá)到自己的預(yù)期,，因此,，議程就顯得尤為重要。我們知道人們都不喜歡開會(huì),，那么最重要的事情就是要盡早確定會(huì)議每項(xiàng)工作的截止時(shí)間,，并且在議程上明確某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上需要具體討論、解決哪些問題,。
2.每個(gè)參加會(huì)議的人都希望自己能成為整場會(huì)議的重要角色,。“沒人愿意開會(huì)，除非你能幫助他們完成各自的工作任務(wù),。要讓會(huì)議變成工作的一部分,，而不能使其成為額外的工作。”Alexandra Luong說,。他是明尼蘇達(dá)大學(xué)德盧斯分校行業(yè)組織心理學(xué)專業(yè)副教授,。“研究表明，開會(huì)并不會(huì)騷擾員工,，可是一旦每天都要在會(huì)議上與同事激烈爭辯,，則會(huì)導(dǎo)致員工產(chǎn)生負(fù)面的工作態(tài)度。”
所以,，即便你無權(quán)決定讓誰出席會(huì)議,，也要保證無論誰出現(xiàn)在會(huì)議上，你都要給予充分的尊重,，確保自己的會(huì)議內(nèi)容和每位與會(huì)者相關(guān),。另外，適當(dāng)?shù)难凵窠涣饕矔?huì)非常有幫助,。
把會(huì)議看成演講
如何讓自己在會(huì)議上光彩奪目?這里有一個(gè)好方法,，那就是——你需要把會(huì)議看作是一次演講。當(dāng)然,，會(huì)議其實(shí)算是一場不太正式的演講,，因?yàn)槠陂g經(jīng)常會(huì)有人提問而打斷你，另外你也可能被手機(jī)鈴聲騷擾,，但無論怎樣,，你都需要像準(zhǔn)備一場小型演講那樣去準(zhǔn)備會(huì)議,。
針對公眾演講,，筆者在此將給予兩個(gè)重要提示。第一,，內(nèi)容盡量簡單,。如果你給會(huì)議設(shè)定了一個(gè)主題,，盡量用一句話表述清楚，然后再圍繞這個(gè)主題反復(fù)討論,。第二,，時(shí)間盡量簡短。你可以把自己要傳達(dá)的信息組織好,，然后把會(huì)議看作是一次TED演講,。要知道每個(gè)TED演講的時(shí)間都不會(huì)超過18分鐘，為什么呢?因?yàn)楦鶕?jù)TED策展人Chris Anderson透露,，18分鐘足以討論一個(gè)嚴(yán)肅的話題,，同時(shí)也能保持聽者集中注意力在這個(gè)議題上面。
接下來,，你需要把信息傳遞出去,。此時(shí)你要做的就是說話。但是如果你希望人們?nèi)褙炞Ⅰ雎犇闼f的話,，而不是眼睛看著你,，心思在門外，不妨嘗試下面介紹的這些方式,。
你可以使用經(jīng)典演講方法：說你準(zhǔn)備要說的話,，直說，然后重復(fù)之前你說過的話,。
或者,，嘗試古羅馬雄辯家、政治家西塞羅(Cicero,，公元前106年—公元前43年)曾使用過的傳統(tǒng)演講方法：介紹會(huì)議主旨,，提供背景資料，概述關(guān)鍵點(diǎn),，再逐點(diǎn)論證,，最后反駁不同觀點(diǎn)。
又或嘗試邱吉爾式強(qiáng)悍,、犀利的演講風(fēng)格：一開始就“語不驚人死不休”,，然后專注在一個(gè)關(guān)鍵主題上，采用簡單,、對話式的語言展開論證,，最后用戲劇性的結(jié)尾結(jié)束整個(gè)發(fā)言。
再或嘗試TED式的演講：開場就吸引住與會(huì)者,，把自己的觀點(diǎn)理順,，最后采用行為召喚，并以一個(gè)精彩的小故事收尾。
無論你使用上述哪一種方法,，在會(huì)議過程中你都需要有意無意地用情感去表現(xiàn)自己,。情感的力量是非常強(qiáng)大的，它可以讓人們清楚地知道哪些會(huì)議內(nèi)容是重要的,，哪些內(nèi)容是用套話堆砌出來的,。
小心“會(huì)議手雷”
除了清晰地傳達(dá)會(huì)議的訊息、表達(dá)自己的情感,，要讓每個(gè)人都做到在會(huì)議上全神貫注地去聽并且認(rèn)真地記筆記,，其實(shí)并不容易。舉個(gè)例子,，A可能會(huì)在會(huì)議上打起呼嚕;B可能會(huì)偷偷帶進(jìn)來一個(gè)蘋果,，在你講到最關(guān)鍵的時(shí)候“嘎巴”咬上一口;C甚至?xí)由弦活w“會(huì)議手雷”!
什么是“會(huì)議手雷”?其實(shí)就是一個(gè)評論或一個(gè)問題，但是不要小看這個(gè)評論和問題,，因?yàn)樗梢詺У粽麄�(gè)會(huì)議,。舉個(gè)例子吧，假設(shè)你正在一個(gè)救援會(huì)議中——
你：……當(dāng)然,，最重要的點(diǎn)是你必須要止血,。
Jennifer：我們能不能發(fā)Instagram直播，吸引人氣,，再靠這個(gè)賺錢呢?
這就是“會(huì)議手雷”,，雖然Jennifer問的問題和主題有關(guān)聯(lián)，但是卻極其不合適,，甚至?xí)种茣?huì)議繼續(xù)的勢頭,，也破壞了主講人的權(quán)威。那么,，如何處理這種導(dǎo)致會(huì)議主題分散的問題呢?答案就是,，假裝沒發(fā)生過這事兒，完全忽略它的存在,。
你：……當(dāng)然,，最重要的點(diǎn)是你必須要止血。
Jennifer：我們能不能發(fā)Instagram直播,，吸引人氣,，再靠這個(gè)賺錢呢?
你(掃一眼Jennifer和其他與會(huì)人員，然后用略帶玩笑的口吻說)：我們準(zhǔn)備發(fā)Tumblr,，然后再靠這個(gè)賺錢,。
如果直接忽略Jennifer是不是會(huì)讓人感覺很失禮?的確是這樣，所以,，用上述略帶玩笑的口吻回答就很合適,。當(dāng)你在會(huì)議上傳遞一個(gè)重要訊息時(shí),，這個(gè)會(huì)議就是你的會(huì)議。你需要清晰表達(dá)自己的觀點(diǎn),，而當(dāng)有人暗中破壞，你需要做出回應(yīng),。你需要保持專注,，不要讓這種“會(huì)議手雷”炸傷自己的情緒;或者你也可以找個(gè)機(jī)會(huì)巧妙回?fù)簟?/span>
總之，你要把自己的觀點(diǎn)闡述清楚,。之后如果有時(shí)間,，你可以問問Jennifer她的微博營銷計(jì)劃是什么樣的，也可以問問A昨晚是不是沒睡好,，還有B的蘋果是不是紅富士——開會(huì)時(shí),，不要表現(xiàn)得過于嚴(yán)肅。另外,，會(huì)議上可能出現(xiàn)很多導(dǎo)致分心的事情,，你需要把會(huì)議主題時(shí)刻擺在首位，而且在自己發(fā)言的時(shí)候要牢記：說自己想要說的話,。
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