創(chuàng)業(yè)孵化基地,、開(kāi)敞式辦公平臺(tái)，這些現(xiàn)下流行的辦公環(huán)境其實(shí)不一定是種促進(jìn)生產(chǎn)力的模式,。許多辦公室都應(yīng)用了“開(kāi)放式辦公”理念，而這也恰恰是一個(gè)容易分散精力的模式,。雖然開(kāi)放的環(huán)境可以促進(jìn)工作團(tuán)隊(duì)的感情，但持續(xù)的噪音也妨礙了個(gè)人注意力和工作效率,。即使是最好的噪聲消除耳機(jī)也無(wú)法阻擋那些手機(jī)鈴聲、大聲聊天和喋喋不休的討論。

 

　　作為腦力勞動(dòng)者,，不論是程序員還是數(shù)據(jù)分析師,，在精力內(nèi)耗和思維干擾中都無(wú)法有效工作。于是雖然人們每天都去上班,，但真正的辦公時(shí)間卻是在工作時(shí)間之外，上班前,、下班后,、周末里,，在家里,、飛機(jī)上,、咖啡廳……除了辦公室,。

 

　　如果我們想要在工作中更有效率就要改變這個(gè)辦公模式,，祛除干擾，創(chuàng)造長(zhǎng)時(shí)間不間斷的工作時(shí)間以便我們專(zhuān)心投入,。但實(shí)現(xiàn)改變卻非常難,。在Atlassian公司的一項(xiàng)研究中,，職員每個(gè)月大約有62場(chǎng)會(huì)議，其中半數(shù)被確認(rèn)是無(wú)效會(huì)議,。平均到每個(gè)月20天的工作時(shí)間里,，幾乎每天要開(kāi)3.1場(chǎng)會(huì)。現(xiàn)在想象這些會(huì)分布在一天中的各個(gè)時(shí)段,，在這些干擾下,，員工將很難完成一項(xiàng)需要復(fù)雜思考的工作。

 

　　因此要保證獨(dú)立思維和工作效率,，我們必須奪回工作時(shí)間,。

 

　　尋找工作和會(huì)議的平衡點(diǎn)

 

　　網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用公司37signals的首席執(zhí)行官和聯(lián)合創(chuàng)始人賈森·弗雷德（Jason Fried）在其項(xiàng)目管理應(yīng)用軟件Basecamp中提到：會(huì)議就像鹽，為了加強(qiáng)一道菜的口味要小心使用,，撒得過(guò)多會(huì)毀了這道菜,。我們要如何拯救自己的工作時(shí)間不被繁冗的會(huì)議占據(jù)？

 

　　1.每天保證2到4小時(shí)不間斷的工作時(shí)間

 

　　如果你是一個(gè)早起的人,，并且早上工作效率更高,，那你更應(yīng)該在白天保證一個(gè)專(zhuān)屬于工作的時(shí)間段,。在你的日程表中明確規(guī)劃這一時(shí)間段內(nèi)要做的任務(wù),，并且保證不把會(huì)議安排在這段時(shí)間里。

 

　　2.審查現(xiàn)有的會(huì)議邀請(qǐng)

 

　　每周檢查日程，保證每個(gè)會(huì)議你都有確切目的和預(yù)期結(jié)果。如果對(duì)這兩項(xiàng)有任何疑問(wèn)，就該反思這個(gè)會(huì)是否值得你參加,，是否該向主辦人提出拒絕。

 

　　3.確保你參加的每一個(gè)會(huì)議都能解決一項(xiàng)具體問(wèn)題如果你在被邀請(qǐng)參會(huì)卻沒(méi)有會(huì)議日程,，就去向主辦人要一份,。每個(gè)會(huì)議都應(yīng)該有一個(gè)清晰且獨(dú)一無(wú)二的議程，這種概述至少要提前24小時(shí)拿到,。

 

　　4.有多少會(huì)議要花費(fèi)一個(gè)小時(shí)？

 

　　實(shí)際情況是,，很少有某個(gè)會(huì)議要花一個(gè)小時(shí)去完成。如果有會(huì)議超過(guò)一個(gè)小時(shí),，那它多半是故意延時(shí)使自己填滿預(yù)期的時(shí)間段,。對(duì)于個(gè)人而言，你首先要把自己的開(kāi)會(huì)時(shí)間定為30分鐘到45分鐘,。為了讓會(huì)議早早結(jié)束，你可以跟主持會(huì)議的人溝通,，帶動(dòng)討論并推動(dòng)會(huì)議的進(jìn)行,。

 

　　5.無(wú)會(huì)工作日

 

　　這個(gè)設(shè)想有點(diǎn)難以實(shí)現(xiàn),，但如果是像Asana這樣擁有超過(guò)100名員工的公司,，就可以妥善安排工作周期保證某一天全天無(wú)會(huì),。這一決定需要高級(jí)管理層的支持，如果你所在的職位有資格提出建議,，就去找正確的人溝通吧,。

 

　　如果你不夠幸運(yùn)，工作的團(tuán)隊(duì)中沒(méi)有建議實(shí)現(xiàn)“無(wú)會(huì)日”的通道,，那就保證自己有一個(gè)沒(méi)有會(huì)議的工作日,，請(qǐng)同事不要在這一天找你開(kāi)會(huì),。這樣的行動(dòng)會(huì)帶動(dòng)他人，在整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)中創(chuàng)建起這樣一個(gè)風(fēng)氣,。

 

　　保證有效會(huì)議,，拒絕毫無(wú)意義的交談

 

　　效率大師林·曼恩（Merlin Mann）曾做過(guò)計(jì)算：如果一天的20%時(shí)間花在開(kāi)會(huì)上，換算在一年中則代表你的會(huì)要從新年一直開(kāi)到3月中旬,。如果不能避免,，就要想辦法讓我們消耗的這些時(shí)間變得有意義。

 

　　開(kāi)會(huì)應(yīng)該作為一個(gè)促進(jìn)效率的工作方式讓人們集思廣益,、共享信息,、交換意見(jiàn)、討論計(jì)劃,、達(dá)成合作,，共同作出一個(gè)重要決定。這種溝通方式要對(duì)工作產(chǎn)生實(shí)際意義而非紙上談兵,，參會(huì)者和主持者都要對(duì)所參加的會(huì)議進(jìn)行嚴(yán)格要求,。

 

　　1.避免過(guò)分邀請(qǐng)

 

　　考量會(huì)議的目的，確定誰(shuí)是有必要參加的,，要知道每次開(kāi)會(huì)都會(huì)讓員工暫停他們正在進(jìn)行的工作,。在基于服務(wù)的商業(yè)模式中，時(shí)間是最重要的資源之一,。如果你將五個(gè)人召集來(lái)開(kāi)會(huì),，就意味著花費(fèi)了五個(gè)工作時(shí)。假設(shè)一個(gè)小時(shí)產(chǎn)出價(jià)值200美元,，你要如何將這五個(gè)人參加的會(huì)議價(jià)值發(fā)揮到1000美元,？

 

　　2.禁止使用手機(jī)

 

　　當(dāng)參會(huì)者檢視手機(jī)的時(shí)候他的精力并沒(méi)有放在會(huì)議討論的問(wèn)題上。如果手機(jī)是你會(huì)議進(jìn)行中的一個(gè)干擾源,，就把它禁止掉,。

 

　　3.擬定會(huì)議議程

 

　　執(zhí)行議程的擬定要盡量使用動(dòng)詞而非名詞或形容詞。每一個(gè)項(xiàng)目擬定明確的執(zhí)行結(jié)果和負(fù)責(zé)人,。例如,，“同意廣告文案測(cè)試進(jìn)行下一步計(jì)劃,，馬科斯負(fù)責(zé),。”要比“廣告效果測(cè)試計(jì)劃”更明確具體。

 

　　4.提前24小時(shí)分發(fā)議程

 

　　確保議程及時(shí)更新并提前24小時(shí)發(fā)送到參會(huì)者手中,。這樣他們可以衡量參會(huì)價(jià)值,，提出意見(jiàn)并為開(kāi)會(huì)做足夠的準(zhǔn)備。

 

　　5.準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)

 

　　確保會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束,。對(duì)于減少時(shí)間消耗這一點(diǎn)無(wú)需贅言,。

 

　　6.為開(kāi)會(huì)做充足準(zhǔn)備

 

　　開(kāi)會(huì)時(shí)你僅僅在場(chǎng)是不夠的,，讓你參加的會(huì)議有價(jià)值，需要你對(duì)此做充分準(zhǔn)備,，讓自己在這場(chǎng)會(huì)議中有明確定位,，參加討論讓會(huì)議能得出明確結(jié)果。

 

　　頻繁地開(kāi)會(huì)是職場(chǎng)中干擾生產(chǎn)力,、占據(jù)工作日的最大障礙,。但實(shí)際上這種障礙在日常工作中時(shí)常出現(xiàn)。腦力勞動(dòng)者尤其是那些創(chuàng)造性的工作要在沒(méi)有干擾的情況下才最有效率,，如果浪費(fèi)工作時(shí)間就意味著私人時(shí)間將被占據(jù),。因此有意識(shí)地保證自己每天2到4個(gè)小時(shí)的無(wú)間斷工作時(shí)間，或是保證自己能在每周的某一天沒(méi)有任何會(huì)議干擾,，這種行為艱難卻重要,。同時(shí)，在那些有必要參加的會(huì)議中發(fā)揮自己的作用推動(dòng)其得出明確的結(jié)論,。