情景1:你在辦公室,,敲門聲和手機(jī)鈴聲同時(shí)響起,,你會(huì)做什么?
情景2:一個(gè)陌生的推銷電話打進(jìn)來,,你選擇接還是不接,?
情景3:有一位關(guān)鍵員工向你請(qǐng)辭,你要如何應(yīng)對(duì),?
情景4:你評(píng)估是否需要牽頭完善新產(chǎn)品開發(fā)流程,?
職業(yè)人典型的一個(gè)工作日中會(huì)面對(duì)很多這樣的選擇,換作你會(huì)怎么做,?
時(shí)間管理理論告訴我們,,通過對(duì)工作重要性和緊迫性的劃分,我們要處理的事情基本上可歸入下述不同象限:
我們逐一分析一下:
對(duì)于情景1,,人們通常只需隨機(jī)做個(gè)選擇即可,,比如接通電話的同時(shí)快速打開辦公室的門,或者一邊開辦公室的門,,一邊接聽電話。無論怎么做,,都不會(huì)有很大的區(qū)別,。這類選擇優(yōu)先性意義不大。
對(duì)于情景2,,大多人也能不假思索做出選擇:摁掉,。因?yàn)閷?duì)這類事情實(shí)在沒有多少的存在感,更無太大的必要分配注意力,,人通常會(huì)選擇性忽略,,或者由其自生自滅即可。
對(duì)于情景3,,管理者對(duì)這類事件一定不會(huì)猶豫,,而是放到第一優(yōu)先級(jí)上去處理,,比如立即安排時(shí)間與該員工面談,了解員工離職原因,,看能否挽留,。否則,一名關(guān)鍵員工可能在段時(shí)間內(nèi)流失,,對(duì)業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生較大影響,。
情景4相對(duì)比較復(fù)雜。有的人會(huì)覺得這事情很重要,,而且會(huì)制定計(jì)劃,,按時(shí)推進(jìn)。而有的人雖然覺得重要,,但畢竟沒有那么緊迫,,沒有馬上解決的壓力,就會(huì)拖延一下,,誰知明日復(fù)明日,,要不了多久就沒了下文。
對(duì)比上述四種情形不難看出,,在情景1,、2、3下,,大多數(shù)人通常都能正確安排優(yōu)先級(jí),,做出最優(yōu)或次優(yōu)抉擇,大多人的差別其實(shí)表現(xiàn)在處理情境4上,。職場上真正能讓一個(gè)人脫穎而出的,、有別于他人的,正是他處理重要/不緊急事情的能力,。
我們先來看一個(gè)優(yōu)秀企業(yè)家的例子,。
華為是當(dāng)今中國具有世界級(jí)聲譽(yù)的明星企業(yè)。作為這樣一家企業(yè)的領(lǐng)袖,,在被問到華為成功的秘訣是什么時(shí),,任正非曾經(jīng)講了一句話:華為堅(jiān)定不移28年只對(duì)準(zhǔn)通信領(lǐng)域這個(gè)“城墻口”沖鋒。心無旁騖,,堅(jiān)持做真正重要的事情,。這只是華為的一面,而華為還有另一面,。
我們今天仰視一個(gè)龐大體量的華為時(shí),,往往會(huì)有意無意忽略了這家企業(yè)在過去那些年中做了一些看起來不那么緊急但卻非常重要的事情,為企業(yè)后來的騰飛奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),,這至少包括三條:通過華為基本法,、鑒定不移地學(xué)習(xí)IBM,、建立有效的全球人力資源管理體系。這其中沒有哪一項(xiàng)在早年的華為發(fā)展中能比市場擴(kuò)張和技術(shù)研發(fā)更緊急,,但是華為很早就堅(jiān)定地做起來,。相信沒有這些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),華為帝國能否有今日也未可知,。
放到職場上來看也是一樣,。舉個(gè)例子,A男和B男年紀(jì)相仿,,都有同樣的行業(yè)背景和豐富的工作經(jīng)驗(yàn),,但是A年紀(jì)輕輕就做到高管,而B卻早早即碰到職業(yè)瓶頸,。
拋開他們的個(gè)人背景不談,,B最主要的工作經(jīng)驗(yàn)在于開發(fā)新客戶、維護(hù)客戶關(guān)系,,在公司快速成長時(shí)期,,B也做得風(fēng)生水起。但是隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大,,團(tuán)隊(duì)規(guī)模日益擴(kuò)大,,B開始有些力不從心,他不知道如何有效激勵(lì)下屬,、穩(wěn)定優(yōu)秀員工,,協(xié)調(diào)周邊關(guān)系,打造優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)能力,。
而A恰恰相反,,不但是個(gè)業(yè)務(wù)高手,而且能結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn),,制定可行的業(yè)務(wù)規(guī)劃,,并且為此打造階梯型團(tuán)隊(duì),不斷提升他們的能力,。A和B的最大區(qū)別在于,,他們處理重要但不緊急事情的能力差異很大。若論單*匹馬,,B未必遜于A,但是論到怎么考慮業(yè)務(wù)規(guī)劃,、培養(yǎng)團(tuán)隊(duì),,打磨核心能力這些長線事情,顯然A更勝一籌,。
現(xiàn)今職業(yè)人分外看重個(gè)人能力的塑造,,但若是犯了和B同樣的錯(cuò)誤,,悔之晚矣。
緊急還是不緊急,?
在工作中碰到的緊急事情通常有三類:
一是迫在眉睫,、必須立即行動(dòng)的事情。比如生產(chǎn)車間發(fā)生了工傷事故,,造*員受傷,。這類事情往往具有突發(fā)性,時(shí)間緊迫,,需要立即采取行動(dòng),。
二是必須快速采取行動(dòng)或做出反應(yīng)的事情。比如大客戶抱怨,、關(guān)鍵員工請(qǐng)辭,、產(chǎn)品批量瑕疵、設(shè)備故障等等,。這類事情需要在短時(shí)間內(nèi)做出反應(yīng),。舉例,產(chǎn)品交期臨近,,但是有某個(gè)批次的產(chǎn)品出現(xiàn)瑕疵,,有可能影響交期,管理者需要安排人員在1-2天內(nèi)快速返工,,挽回影響,。
三是必須在短時(shí)間內(nèi)采取行動(dòng)、取得立竿見影效果的事情,。如開發(fā)新客戶,、削減支出、促銷,、招聘新人,、削減費(fèi)用。這類事情不但要求在短時(shí)間內(nèi)采取行動(dòng),,而且人們希望看到更為直接的效果,。比如商品滯銷嚴(yán)重,產(chǎn)品庫存超過安全警戒線,,產(chǎn)品銷售周期已近尾聲,,這時(shí)就需要盡快采取促銷活動(dòng),快速降低庫存水平,。
這三類情形以外的事情往往會(huì)有較長的處理前置期,,人們往往可以周密研究,*穩(wěn)妥的計(jì)劃來推進(jìn),,因而就顯得不那么緊急,。
重要還是不重要,?
確定事情的重要性也許是一個(gè)職業(yè)人被嚴(yán)重低估的能力。在職場上,,我們經(jīng)�,?吹胶芏�“大忙人”,整天忙忙碌碌,,總在加班,,看起來總有做不完的事情。這些人通常在別人眼中觀感不錯(cuò),,大家都覺得他不偷懶�,;苡胸�(zé)任心,。但仔細(xì)分析,,一個(gè)人整天那么忙是不是也有問題?有沒有抓住重點(diǎn),?關(guān)鍵問題有沒有解決,?工作結(jié)果有效性如何?這就涉及到對(duì)重要性的判斷,。
人常說:屁股決定腦袋,。即便對(duì)同一件事情不同的人也有有不同看法。哪怕是職場“老司機(jī)”也很難說他對(duì)各種事項(xiàng)重要性的把握完全沒有問題,。你以為重要的事情,,在別人尤其是上級(jí)眼里未必是重要的。想想看,,如果每天忙得四腳朝天,,結(jié)果上級(jí)還覺得你苦勞大于功勞,豈不悲催,?
早些年,,有一次,我曾列出自己的工作職責(zé)給老大看,,沒想到我列為第一的一項(xiàng)工作職責(zé),,在她眼里僅僅排到第三的位置。這一結(jié)果令我大吃一驚,。想想自己那時(shí)已有多年的工作履歷,,對(duì)于工作職責(zé)優(yōu)先性的把握居然也有這么大的誤差,真讓我大跌眼鏡,。職場中人往往疏于與上級(jí)溝通,,大家巴不得領(lǐng)導(dǎo)不找自己,豈會(huì)自己找上門去交流探討自尋麻煩,?這樣產(chǎn)生類似的錯(cuò)位就司空見慣,。
在工作中,對(duì)于一件事情的重要性判斷至少有以下幾點(diǎn)參考:
1.是否聚焦核心目標(biāo),。
職場中有兩類人,,一類人善于完成任務(wù),另一類人善于達(dá)成目標(biāo),,區(qū)別就在于是否圍繞核心目標(biāo)在做事情,。前者看起來效率很高,但缺乏主動(dòng)深入地思考,,沒有發(fā)現(xiàn)所做事情與核心目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián),,容易產(chǎn)生的結(jié)果就是任務(wù)完成了、目標(biāo)卻沒有達(dá)成,,或者個(gè)人目標(biāo)達(dá)成了,,團(tuán)隊(duì)目標(biāo)沒有達(dá)成。而后一類人恰恰相反,,做事情先存有一個(gè)核心目標(biāo),,由此判斷該優(yōu)先做哪些事情。
2.是否聚焦關(guān)鍵問題或瓶頸
借鑒NLP的角度看,,人,、行為和目標(biāo)之間是一種內(nèi)在關(guān)聯(lián)的系統(tǒng),人通過計(jì)劃的制定來鎖定要解決的問題及要采取的行為,,而行為則是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的路徑,。缺少這個(gè)路徑,單單聚焦目標(biāo)就會(huì)成為空中樓閣,。所以,,有經(jīng)驗(yàn)的人做事情,不但要聚焦目標(biāo),,更要聚焦行為,,聚焦鎖定行為的關(guān)鍵問題和計(jì)劃。一個(gè)人只有不斷地做這類事情,,才能讓自己的行為和目標(biāo)之間形成強(qiáng)相關(guān)關(guān)系,,收獲預(yù)期結(jié)果。
3.是否提升客戶滿意度
每個(gè)人的職業(yè)生涯中總有幾位堪稱最棒的同事或前同事,。想想看他們?yōu)槭裁戳钅阌洃洩q新,,一定是因?yàn)樗麄優(yōu)槟闼龅氖虑椤:芏嗄昵�,,我還是一位咨詢業(yè)務(wù)高級(jí)經(jīng)理的時(shí)候,。有一次,我連夜為客戶準(zhǔn)備一份至關(guān)重要的提案。這份提案花費(fèi)了我大量的時(shí)間和精力,。誰知由于電腦故障,,做好的PPT似乎無法正常打開。我當(dāng)時(shí)腦袋一片空白,,想想第二天早上的提案會(huì)議,,我想死的心都有。團(tuán)隊(duì)中有位伙伴,,默默地在一旁捯飭我電腦上受損的文檔,。大約半個(gè)小時(shí)后,他居然把我的PPT成功恢復(fù),,那一刻我覺得他就是一個(gè)天使,。優(yōu)秀的職業(yè)人有很多客戶,不僅有外部的客戶,,更有內(nèi)部的客戶,。他把周遭的人都當(dāng)做客戶,盡其全力地滿足“客戶”的需求,。但凡與客戶滿意度有關(guān)的事情,,對(duì)他都是頭等大事。
4.是否提升關(guān)鍵流程效率
流程這件事在工作中絕對(duì)不是一個(gè)令人心情愉悅的事情,。如果對(duì)組織成員進(jìn)行一次調(diào)查,,我相信沒有幾個(gè)人會(huì)覺得流程效率高,相反可能有一籮筐的抱怨甚至批評(píng),。雖然吃力不討好,,但流程也恰恰是能提升組織協(xié)作的基礎(chǔ)設(shè)施,沒有哪個(gè)優(yōu)秀的企業(yè)或團(tuán)隊(duì)僅靠靠口口相傳,、師傅帶徒弟的方式就能獲得長期的發(fā)展,。
美國學(xué)者詹姆斯柯林斯在其名著《基業(yè)長青》中提出了要造鐘而非報(bào)時(shí),說的也是同樣的意思,。優(yōu)秀的職業(yè)人不僅要能夠高效地做事,,而且善于站在流程的角度來固化這種做事方式,讓團(tuán)隊(duì)或組織“自轉(zhuǎn)”起來,。
5.是否提升個(gè)人或團(tuán)隊(duì)關(guān)鍵能力
用戴維·麥克利蘭的話來說,,所謂能力,就是能夠把績效表現(xiàn)優(yōu)秀者和表現(xiàn)平平者區(qū)分開來的關(guān)鍵行為,。如前所述,,在個(gè)人-行為-目標(biāo)系統(tǒng)中,行為是至關(guān)重要的中介,。任何宏大的目標(biāo),,如果無法切切實(shí)實(shí)訴諸有效行為,,都將淪為空談。你是否知曉自己每天所做的事情,,有多少與自己的關(guān)鍵能力相關(guān),?有多少有助于提升自己或團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵能力?比如一個(gè)導(dǎo)購要達(dá)成月度目標(biāo),,勢(shì)必要關(guān)注進(jìn)店率,、試穿率、成交率,,這些“率”的背后必須輔之以各種大量的、具體的關(guān)鍵行為作為支撐,。優(yōu)秀職業(yè)人有一個(gè)重要特點(diǎn),,就是做事到位,他能夠精確地符合關(guān)鍵行為的要求,,這就靠日復(fù)一日的“打磨”才能做到,。
職場生涯不啻為一場曠日持久的戰(zhàn)爭,做好重要緊急的事情如同打贏一場戰(zhàn)役,,做好重要不緊急的事情才能決定最終戰(zhàn)局,。
作者: 康鋒
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