一、我們從一個新員工入職開始,，就要準備所有有關(guān)信息,。例如，大部分公司在新員工入職時,，都會讓員工填寫一張記錄員工基本信息的表格,，而在設計表格的時候，很多HR會認為,，填寫內(nèi)容只要具備其基本個人信息,，比如姓名、年齡,、學歷,、婚否、籍貫,、身份證等即可,，有些具備法律風險意識的企業(yè)為了避免學歷等信息造假，會在表格上注明以上信息真實有效,，如有虛構(gòu),、虛假信息等本人愿意承擔法律責任并簽名。首先要說的是,，以上這句話是非常重要的,，因為這是員工本人對表格內(nèi)所有信息的書面確認，如有必要,，能按上手印是最好的,。但是，此份表格中,，我還是建議大家別怕麻煩,，多增加一些信息，例如,，家庭住址,、現(xiàn)住址、確保能收到郵件的郵政地址,、郵政編碼,、個人電子郵箱、緊急聯(lián)絡人,、父母夫妻等近親聯(lián)系方式,、郵政地址等。
 

這樣,，當我們需要給員工發(fā)出書面文件的時候,，我們就有了員工本人親自確認的聯(lián)絡方式,，即使我們發(fā)出的書面資料無法送達，這也會成為非公司過錯的一個重要證據(jù),。而我們同時在公司制度里一定要注明：員工以上信息以及所提交的所有包括工資銀行卡,、身份證復印件、戶口簿復印件等在內(nèi)的個人資料如有任何變動必須以書面的形式立刻通知公司,，并制作員工信息變更確認表,。另外，強調(diào)一點,，如需通過郵政發(fā)送書面文件的時候,，最好選擇特快專遞，不要為了這一點點成本而選擇所謂的掛號信等其他方式,，因為特快專遞有幾個好處,，1、是特快專遞是直接送達到收件人的郵政方式,；2,、特快專遞封皮上我們可以明確寫明我們送達的內(nèi)容，避免員工否認不知道寄送的是什么,，以為是廣告而拒收的理由,；3、特快專遞可進行郵寄過程追蹤,；4,、特快特快專遞有回執(zhí)單可以作為直接證據(jù)使用。
 

二,、對于所有與員工有關(guān)的工作流程節(jié)點,，HR都必須制作相應的表格并由員工書面進行確認，如無法做到親自確認也需要想辦法保留最有利的證據(jù),。例如,，對于員工的入、轉(zhuǎn),、升,、離、薪資變動,、假期申請,、外出、離崗,、績效考核結(jié)果等等都需要表格和員工親筆簽名的確認,，嚴禁代簽等現(xiàn)象。而對于一些特殊情況,，例如,，當需要解聘一個員工的時候，我們應事先選擇一個具備攝像,、錄音條件的場所,，一旦員工拒絕在解聘通知上進行簽字，錄像錄音也可以作為直接通知到本人的一個很好證據(jù),。
 

三,、對于公司規(guī)章制度的確認。這是很多HR會忽略的一個地方,。我們知道根據(jù)高院《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條的規(guī)定,，可以作為人民法院審理依據(jù)的規(guī)章制度必須同時具備以下三個條件（一）、通過民主程序制度（二）,、內(nèi)容合法（三）,、已向勞動者公示。如果員工在法庭上據(jù)此提出公司的規(guī)章制度沒有經(jīng)過民主程序,、沒有向員工公示,，那么很可能造成公司所依據(jù)的企業(yè)規(guī)章制度全部違法進而做出的任何決定都違法的尷尬情況。所以,，對于所有涉及員工的規(guī)章制度,，公司首先應向員工提前說明并發(fā)放意見收集表格，收集員工是否同意的意見（注意,，不是對條款的意見而是對整個制度是否同意,，是或者否），并要求員工同意,，如果超過三分之二員工簽名同意,，該制度即可算做經(jīng)過民主程序，但要關(guān)注一點,，如企業(yè)有公會,，也要同時征詢公會意見。而后,，在制度正式實施時,，應在公司顯著位置予以懸掛，并拍照留存,，同時,，給所有員工發(fā)放制度書面文本，并發(fā)放確認書要求員工簽字（同時寫上自己的名字和身份證號碼）認可,，認可內(nèi)容為本人已經(jīng)完全了解制度內(nèi)容,，并將嚴格遵守。另外強調(diào)一點，在企業(yè)規(guī)章制度里面,，一定要寫明什么樣的行為將導致什么樣的處罰后果,，否則，不明了的規(guī)章制度是很難站得住腳的,。
 

四,、對于員工日常工作中的所有違紀行為均需要有書面資料并由員工簽字。這樣做是為了一旦需要,，這就是員工不勝任工作的證據(jù)之一,。同時，對于員工所提交的例如醫(yī)院證明等,，如有必要（例如該醫(yī)院一向證明管理松散,，或者聽說該員工沒有生病，或病假期間在外游玩）可以對證明進行核對,，并要求醫(yī)院對于作假醫(yī)療證明予以確認,。
 

五、建立重要工作預警機制,。例如合同到期提醒,、身份證到期換證提醒等，避免因證件合同等到期而造成風險,。
 

六,、HR應與當?shù)胤ㄔ骸⒅俨�,、勞動監(jiān)察,、社保等部門建立良好關(guān)系，平時多去了解一些政策變化情況,，或者了解當?shù)胤ㄔ夯蛑俨猛�對于一些案例的審判方式和習慣,。有案子時也可以提前了解并提前準備。
 

七,、養(yǎng)成良好的證據(jù)意識,。不要輕信任何員工口頭承諾和保證，也不要怕麻煩,，一切要嚴格按照法律法規(guī)執(zhí)行,。例如，員工因公受傷,，可能是很小的傷,，員工當時說沒事，這個不用公司承擔工傷責任,，自己解決即可,。但是如果日后員工矢口否認要求享受工傷待遇，你就麻煩了。所以,，工傷再小也要報,。再例如：員工因個人原因無法在入職后立刻將自己的社保轉(zhuǎn)入企業(yè)，此時,，HR應要求員工以書面的形式予以確認因其本人原因無法為其按時交納社保,，并保證在什么時候?qū)⑸绫＾D(zhuǎn)入公司，如逾期愿意自行離職等等,。
 

總之，HR要保證自己對相關(guān)法律法規(guī)清晰準確的了解基礎上,，不斷完善公司的制度漏洞,，并養(yǎng)成良好法律意識和習慣，這才能做到有備無患,。

以上是自己在工作中的一點總結(jié),，可能還有遺漏和不足的地方，希望與大家探討,、完善,。